Progetto SPA 7° PASSO VERSO LA SPA DI SUCCESSO SELEZIONE DEL SOFTWARE DI SPA MANAGEMENT

Prosegue la nostra rubrica in cui affrontiamo passo dopo passo, tutte le tappe che portano alla creazione e al lancio di una SPA di successo.

Dopo aver parlato del Team SPA, finalmente ci avviciniamo al traguardo ... o quasi. In effetti resta ancora una scelta fondamentale prima dell’apertura: la Selezione del Software di Spa Management che andrete ad impostare e che sarà utilizzato quotidianamente nella gestione della SPA.
Di fatto siamo arrivati alle tappe che avranno come denominatore comune la Crescita e la Fidelizzazione del Team SPA, per fare in modo che tutte le persone coinvolte abbiano le risposte corrette, in grado di soddisfare le esigenze della direzione, del team, dei clienti… per una corretta e redditizia gestione della SPA.
Innanzitutto chiariamo subito che il software di SPA Management è una scelta indispensabile se volete avere il controllo di quello che avviene nella vostra SPA. Oggi non è più possibile gestire una spa con carta e penna!


FUNZIONI INDISPENSABILI
Ma veniamo alle funzioni che tale software deve assolutamente consentire (le analizzeremo poi dettagliatamente):
• Gestione del team - dipendenti, a chiamata o liberi professionisti, con analisi delle loro prestazioni.
Il software di SPA management vi permetterà di creare un’anagrafica per ciascun componente del vostro team e impostare orari con giorni di riposo e di ferie, servizi ai quali sono abilitati, i loro obiettivi in termine di produzione/vendita e da lì estrarre successivamente statistiche e analisi. Questa parte sarà utilissima anche per la gestione del planning consentendo di abbinare gli operatori ai trattamenti/servizi nei quali sono maggiormente competenti, oppure potrete affidargli i clienti che hanno espresso preferenze.
• Gestione vendita di tutti i servizi SPA - percorsi, trattamenti, massaggi e prodotti con tariffazione per periodi.
Ricordate la distinta base che abbiamo costruito per ciascun trattamento o/e servizio Spa? Nel gestionale troverà il suo pieno utilizzo: inserendo la distinta base per ciascun trattamento/servizio, avrete modo di gestire la prenotazione e la vendita in modo efficiente e redditizio, potendo, inoltre, proporre la migliore offerta ai vostri clienti. Anche in questo caso potrete creare i report che vi serviranno per il controllo e l’ottimizzazione della vostra gestione.
• Gestione del cliente - occasionale, fidelizzato o con pacchetti.
L’anagrafica clienti sarà alla base della vostra gestione cliente e (lo vedremo successivamente anche del CRM - Customer Relationship Management), non solo per gli aspetti economici, certamente importanti, ma come strumento per costruire la soddisfazione del cliente, attraverso il passaggio di informazioni che lo riguardano al vostro team: dall’ultimo trattamento fatto, ad eventuale allergie o preferenze, i prodotti che ha acquistato da voi, ecc. La tracciabilità storica che vi consente un gestionale è strategica nel rapporto con i clienti prima, durante e dopo la sua permanenza in SPA.
Controllo accessi - ingressi a zone, controllo presenze, armadietti e gestione automatizzata dell’utilizzo dei servizi SPA self-service.
Partendo della gestione degli accessi o degli armadietti, per arrivare alla più utile tracciabilità dei vostri clienti all’interno di un percorso Spa, per sapere ad esempio dove sostano di più, vi consentirà di gestire meglio i flussi, ma anche le promozioni ed eventuali cambiamenti nella struttura stessa della vostra SPA. Non dimentichiamo, inoltre, la possibilità di gestire da remoto apparecchiature e servizi per un’offerta innovativa di servizi SPA self-service ad alta redditività.
• Gestione noleggi o gratuità - kit spa, accappatoio, ecc.
La gestione della biancheria, data gratuitamente o a noleggio, in SPA è un tema delicato soprattutto per quelle strutture che hanno un percorso benessere importante. Il software vi permette di limitare al massimo sprechi e “smarrimenti” riducendo i costi di gestione.
• Gestione magazzino - prodotti cabina, prodotti retails, prodotti e accessori per manutenzione, ecc.
Tracciabilità è la parola chiave per la gestione del magazzino: tracciabilità degli acquisti e gestione rapida e consapevole degli ordini, minimizzando gli stock. Tracciabilità delle vendite sia verso il cliente con il loro inserimento nella scheda cliente, sia lato operatore per gestire obiettivi e premi. Tracciabilità dei prelievi a magazzino da parte degli operatori per l’allestimento delle cabine e, per finire, tracciabilità totale per inventari, statistiche e controlli in ogni momento.
• Gestione planning prenotazioni - individuale, di gruppo, a pacchetti, ecc.
Il planning della Spa può essere considerato la punta dell’iceberg del Software di Spa Management. Sarà la parte che vedrete/utilizzerete di più, ma attenzione solo se è perfettamente collegato con tutti i punti analizzati in precedenza sarà realmente efficiente e affidabile, perché avrà i parametri perfettamente tarati per assistervi efficacemente nella gestione degli appuntamenti. Un’attenzione particolare deve essere dedicata alla capacità del software di gestire le prenotazioni multiple, quelle che di solito sono le più lunghe e complicate. Il software deve essere in grado di pianificare gli appuntamenti di un programma settimanale piuttosto che di un abbonamento mensile o di un gruppo e deve farlo in modo il più possibile automatico e ottimizzato.
• Gestione Money Card, Fidelity Card, Abbonamenti e Voucher - addebiti ed accrediti.
Un ottimo Software di Spa Management è anche un alleato prezioso nella gestione di tutti questi strumenti di marketing, che generano un apporto economico rilevante delle Spa. Per questo deve assolutamente prevedere la gestione di ogni forma di “abbonamento” e deve prevedere anche una connessione con il planning, evidenziando se il cliente è a credito, a debito o neutro, dando la possibilità di gestire al meglio i rapporti economici con i clienti.
• Gestione delle vendite di servizi e prodotti con tariffazione per periodi e promozioni
Come per il punto precedente la validità del Software di Spa Management si misura anche nella sua capacità di gestire le promozioni, anch’esse collegate alle strategie di marketing della Spa. Promozioni che così vengono programmate per tempo e applicate in modo sistematico ed efficace, rendendo maggiore la loro resa in termini economici.
• Gestione attività CRM - Customer Relationship Management
Lo dico senza giri di parole, non prendete in considerazione un Software di Spa Management se non ha al suo interno un buon servizio di CRM. Dovrà includere tre tipi di attività CRM:
CRM operativo: soluzioni metodologiche e tecnologiche per automatizzare i processi di business che prevedono il contatto diretto con il cliente.
CRM analitico: procedure e strumenti per migliorare la conoscenza del cliente attraverso l’estrazione di dati dal CRM operativo, la loro analisi e lo studio revisionale sui comportamenti dei clienti stessi.

CRM collaborativo: metodologie e tecnologie integrate con gli strumenti di comunicazione (telefono, fax, e-mail, ecc.) per gestire il contatto con il cliente.

• Statistiche per analizzare in tempo reale l’andamento dell’azienda Gestione / controllo di gestione, due facce di una stessa medaglia che per brillare deve poter poggiare su un software che consente di fare velocemente ed efficacemente ogni tipo di statistiche su ogni tipologia di attività della vostra SPA (su clienti e team, servizi e trattamenti, acquisti e vendite, entrate e uscite).
• Integrazioni con PMS - contabilità ed altri software come gestionali alberghieri
Parliamo di capacità di dialogare, SENZA PERDITA DI DATI E IN AUTOMATICO, con altri software e principalmente con quello contabile/fiscale oppure, se siete all’interno di una struttura alberghiera, con il Software di Hotel Management, lavorando su un’anagrafica condivisa, evitando così una doppia registrazione cliente, servizi, tariffe, ecc.
• Web solutions come e-commerce ed e-booking
Sempre di più il cliente vuole acquistare o prenotare i servizi SPA e i prodotti del vostro “shop” direttamente on line da computer, tablet o smartphone. È una tendenza irreversibile, di conseguenza dovete avere un Software di Spa Management che vi permette di mettere on line, in tempo reale tutte le vostre proposte, le offerte e le promozioni senza “complicarvi la vita” con una doppia gestione Online e Offline.

CONCLUSIONI
Abbiamo esaminato i punti principali ma ci sarebbe da scrivere ancora tanto. Un’ultima raccomandazione: lasciate perdere il fai da te o l’amico ‘informatico’ che vi propone un Software di SPA Management Low-cost. Il rischio è di affondare prima ancora di partire. Rivolgetevi ad aziende che hanno per lo meno decine
e decine di software installati e fatevi dare referenze da potere controllare direttamente. Tenete sempre presente che il Software
di SPA Management è assolutamente strategico per la riuscita del vostro progetto, lo utilizzerete ogni giorno e se avrete sbagliato la scelta ve ne pentirete ogni giorno. . . dunque attenzione, Voi, il Vostro team e la Vostra SPA potrete crescere e volare verso traguardi incredibili . . . purché non sbagliate questa scelta.
Buon lavoro e Buona SPA.

 

di Régis Boudon-Doris

 


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